Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора

Сегодня вашему вниманию предлагаем статью на тему: "Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора" с профессиональным объяснением. Если у вас в процессе прочтения возникли вопросы, то дочитайте статью до конца, а в случае, если не нашли ответа вы всегда можете обратиться к нашему дежурному консультанту.

Как проводится проверка Роскомнадзора

Роскомнадзор проверяет соблюдение законов в области СМИ и информационных технологий. На основании ФЗ №293 проверка этим органом проводится раз в три года. Чаще осуществлять проверки без достаточных на то оснований запрещено. Эти временные промежутки позволят предпринимателю понять, когда примерно будет проводиться мониторинг. К проверке следует подготовиться.

Полномочия Роскомнадзора

У Роскомнадзора имеется целый ряд полномочий, установленных нормативными актами:

  1. Осуществление контроля за соблюдением законов в области СМИ и массовых коммуникаций.
  2. Надзор над предоставлением услуг в области связи.
  3. Аккредитация компаний, которые осуществляют экспертизу информационных продуктов.
  4. Ведение информационной системы, реестров операторов связи.
  5. Регистрация СМИ.
  6. Защита информации, являющейся государственной тайной.

Роскомнадзор осуществляет комплексную проверку всех направлений, связанных с информационными технологиями.

Разновидности проверок

Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:

  • Плановая. О таких проверках руководитель предупреждается заблаговременно. За трое суток до проведения мероприятия компании отправляется уведомление, в котором указана дата проверки. Кроме того, план контрольных мероприятий расположен на сайте Роскомнадзора. На сайте руководитель может проверить, входит ли он в перечень ЮЛ, подлежащих проверке.
  • Внеплановая. Назначается в том случае, если в отношении компании поступили жалобы. Жалобы эти могут быть связаны, к примеру, с постоянными телефонными звонками. О внеплановом контрольном мероприятии фирма предупреждается за сутки.
  • Документарная. Роскомнадзор отправляет запрос в фирму с перечнем документов, которые нужно направить на проверку. Руководитель при получении такого запроса должен отправить в государственный орган копии бумаг.
  • Выездная. Проверка осуществляется на месте. То есть инспекторы сами приезжают в фирмы.

Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.

Что именно будут проверять

Государственный орган осуществляет надзор над операторами персональных данных. Также Роскомнадзору подконтрольны компании, которые выполняют сбор и обработку информации о лицах: посетителях, работниках, клиентах. Проще говоря, под надзор попадают все субъекты, в штате которых работают люди.

СПРАВКА! Персональные данные – это информация, нужная для исполнения служебных обязанностей. К примеру, это могут быть паспортные данные, сведения об образовании, семейном статусе.

Роскомнадзор осуществляет контроль над следующими направлениями:

  • Документы, в которых содержатся персональные данные. Также выполняется контроль над условиями их хранения.
  • Системы, осуществляющие обработку данных (ПК и программы).
  • Наличие локальных нормативных актов.
  • Исполнение положений этих актов.
  • Сайт организации.

Относительное нововведение – проверка сайтов. Нарушением, к примеру, будет являться сбор персональных данных без указания информации о том, как они будут использоваться.

Точного перечня бумаг, подлежащих надзору, не существует. Однако можно назвать примерный ряд бумаг:

  • Учредительная документация (ИНН, устав и прочее).
  • Уведомление о том, что фирма работает с ПД.
  • Перечень ПД, сбор которых осуществляется.
  • Перечень работников, у которых есть доступ к данным.
  • Приказ о допуске таких сотрудников к ПД.
  • Инструкции для специалистов, которые работают с данными.
  • Положение об ответственности сотрудников за разглашение ПД.
  • Документ об обработке ПД.
  • Бумаги, свидетельствующие о защите информации (план мероприятий и прочее).
  • Соглашение о неразглашении ПД.
  • Письменное согласие лиц на обработку.
  • Журналы инструктажей относительно мер безопасности.
  • Журналы учета носителей сведений.

Роскомнадзор также может затребовать и другие документы.

Продолжительность проверки

Мероприятие длится на протяжении 20 рабочих дней. При наличии сопутствующих обстоятельств этот срок может быть продлен еще на 20 дней. Однако продление актуально только для тех случаев, когда на это есть серьезные основания. Плановые выездные проверки не могут длиться более 50 часов в отношении компаний, в которых работает до 100 сотрудников. Продолжительность этих проверок для малых фирм со штатом до 15 сотрудников составляет 15 часов.

Особенности подготовки к проверке

Для успешного прохождения проверки рекомендуется нанять сотрудника, который будет отвечать за верность оформления всех документов, связанных с информационным направлением. Необходимость эта связана с тем, что для подготовки нужно проверять правильность огромного объема документации. Проще озаботиться этим вопросом заранее. Однако вариант с наймом сотрудника актуален только для больших предприятий.

Маленьким компаниям можно воспользоваться услугами стороннего эксперта. Рассмотрим план по подготовке к проверке:

  1. Установление наличия уведомления о работе с ПД, направленного в Роскомнадзор. Отправлять это уведомление нужно перед началом работы с данными.
  2. Проверка соответствия деятельности информации, прописанной в едином реестре.
  3. Назначение лица, ответственного за работу с ПД.
  4. Составление Политики фирмы в отношении обработки ПД.
  5. Подготовка сотрудников к контрольному мероприятию. В ходе нее работники знакомятся с бумагами, касающимися обработки данных, устанавливаются правила поведения.
  6. Проверка правильности хранения документов, ограниченности доступа к ним.
  7. Проверка системы безопасности: наличие замков и сейфов.

Для подготовки бумаг можно использовать специальные онлайн-сервисы.

Как осуществляется проверка

Сначала в компанию направляется уведомление о предстоящей проверке. В документе нужно указать сроки проведения, а также реквизиты приказа, на основании которого осуществляется мероприятие. Сначала инспекторы проверяют документы, связанные с информационным направлением. Затем в компанию направляется запрос. Ответить на него нужно на протяжении 10 дней. Руководитель должен направить в контролирующий орган копии документов. Их требуется заверить подписью.

Если в процессе проверки были обнаружены недочеты, назначается выездная проверка. В компанию приезжает минимум два инспектора. Они должны предъявить удостоверение, а также копию приказа, на основании которого проводится мероприятие.

Результаты проверки

В результате проверки оформляется акт. Если в ходе мероприятия были обнаружены ошибки, информация о них включается в документ. Ответственное лицо компании лично знакомят с актом. Альтернативный вариант – отправка документа заказным письмом. Об итогах проверки руководитель может узнать на сайте надзорного органа.

Читайте так же:  Амортизационная группа бытового кондиционера

Можно ли обжаловать результаты проверки?

Результаты контрольного мероприятия можно обжаловать в течение 15 дней. Для этого в Управление отсылаются возражения. Руководителю для успешного исхода дела нужно подготовить обоснованные аргументы в защиту своей позиции. Он может сослаться на отсутствие уведомления в срок, привлечение к мероприятию специалистов без аккредитации, нарушение сроков проведения. Жалоба будет рассмотрена в течение 30 дней.

Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников.
Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
— от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
— работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
— объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как подготовить личные дела сотрудников для проверки Роскомнадзора по перс. данным?

Плановая проверка Роскомнадзора по перс.данным. Комплектование л/д работников: копия паспорта, СНИЛС, св-во о браке, рождении детей, в Т-2 полные даты дней рождения детей, супруги. Это допустимо?

Ответ на вопрос:

Глава 14 ТК РФ содержит порядок обработки персональных данных работника и не регламентирует обработку персональных данных членов семьи работника.

Согласно Разъяснению Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой N Т-2 (которая содержит сведения о составе семьи с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получения алиментов, оформления допуска к государственной тайне, оформления социальных выплат), производится без письменного согласия указанных лиц. В иных случаях получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.

В рассматриваемой ситуации копии документов, в которых есть данные членов семьи сотрудника нужно из личного дела убрать или получить их согласие на обработку персональных данных.

1. Правовая база: РАЗЪЯСНЕНИЕ РОСКОМНАДЗОРА от 14.12.2012

Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ СВЯЗИ, ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙРАЗЪЯСНЕНИЕот 14 декабря 2012 годаВопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве

Обработка персональных данных работника, государственного служащего не требует получения соответствующего согласия указанных лиц, при условии, что объем обрабатываемых работодателем персональных данных не превышает установленные перечни, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством, законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе.Работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст.372 Трудового кодекса РФ.Кроме того, получение работодателем согласия на обработку персональных данных не требуется в следующих случаях:

2. Обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат).В иных случаях, получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.

3. Обработка специальных категорий персональных данных работника, в том числе, сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции на основании положений п.2.3 ч.2 ст.10 Федерального закона «О персональных данных» в рамках трудового законодательства.

Читайте так же:  Образец ходатайства в кассационную инстанцию астана

Мотивированный запрос должен включать в себя указание цели запроса, ссылку на правовые основания запроса, в том числе подтверждающие полномочия органа, направившего запрос, а также перечень запрашиваемой информации.В случае поступления запросов из организаций, не обладающих соответствующими полномочиями, работодатель обязан получить согласие работника на предоставление его персональных данных и предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, а также требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило будет (было) соблюдено.Необходимо отметить, что передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях:

а) договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в тексте которого предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;

б) наличие у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;

в) соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст.41 Трудового кодекса РФ).

И еще: Ликвидация ООО — Альтернативно или официально

Вариант ликвидации ООО, который предлагает наш Центр Вам — перевод предприятия на наемных учредителей с заменой генерального директора на иностранную управляющую компанию, либо на иностранного наемного директора. Суть заключается в том, что права и обязанности учредителей ликвидируемого ООО переходят новым учредителям, иностранцам, назначается новый генеральный директор и бухгалтер. Главный плюс такой ликвидации ООО — небольшие сроки и стоимость. Суть такого перевода заключается в том, что по законодательству РФ ответственность за деятельность организации несет Генеральный директор и бухгалтер (в финансовом плане), а в специально предусмотренных случаях и учредитель. После осуществления сделки купли-продажи, или передачи доли Обществу вся ответственность переходит новому учредителю и ген. директору. Вы же получаете полный комплект документов, подтверждающих, что предприятие прошло перерегистрацию и перешло к новому собственнику, иностранцу.
——

Схемы ликвидации ООО

Ликвидация ООО влечет за собой прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам (ст.61 ГК РФ).

Предприятие может быть ликвидировано добровольно в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ. Также может быть ликвидировано ООО по решению суда по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ.

В добровольном порядке ликвидировать компанию можно по решению его учредителей (участников), в том числе в связи с истечением срока, на который оно создавалось, с достижением цели, ради которой оно создавалось.

Суд может принять решение о ликвидации компании в случае допущения при создании предприятия грубых нарушений закона, которые носят неустранимый характер, либо в случае осуществления компанией деятельности, запрещенной законом, или с иными неоднократными, либо грубыми нарушениями закона или иных правовых актов, либо при систематическом осуществлении общественной или религиозной организацией, благотворительным или иным фондом деятельности, противоречащей его уставным целям, а также в иных случаях, предусмотренных ГК РФ.

[1]

Ликвидировать ООО может и налоговый орган. Неоднократные или грубые нарушения налогового законодательства — наиболее распространенное основание для подачи налоговыми органами исков о ООО. В таком случае налоговые органы заявляют в арбитражные суды иски на основании конкретных норм налогового законодательства и п.2 ст.62 ГК РФ.

Большое число исков о ликвидации ООО налоговые органы предъявляют в связи с тем, что эти организации не приводят свои учредительные документы в соответствие с требованиями ГК РФ.

Особым случаем ликвидации ООО является признание его банкротом. Согласно Закону о банкротстве несостоятельными могут быть признаны все юридические лица, кроме казенных предприятий, учреждений, политических партий и религиозных организаций.

Ликвидация ООО начинается с назначения судом ликвидационной комиссии, которая решает задачу выявления долгов компании и осуществления расчетов с его кредиторами. Ликвидационная комиссия помещает в органах печати публикацию о ликвидации ООО, порядке и сроке заявления требований его кредиторами, а также письменно уведомить об этом кредиторов. Статьей 64 ГК РФ установлен порядок очередности расчетов компании с кредиторами.

Согласно п.5 ст. 64 ГК РФ, требования кредитора, заявленные по истечении срока, установленного ликвидационной комиссией для их предъявления, удовлетворяются из имущества ликвидируемого ООО, оставшегося после удовлетворения требований кредиторов, заявленных в срок. Если же процедура ликвидации компании завершена, а кредитор не заявил о своих требованиях в срок, тогда обязательства предприятия считаются погашенными.

Существуют и другие, более быстрые способы ликвидации ООО. Одним из них является реорганизация предприятия (слияние, присоединение). В данном случае предприятие исключается из государственного реестра. При реорганизации все права и обязательства предприятия переходят другому, вновь образовавшемуся юридическому лицу. Налоговой проверки при реорганизации не избежать.

Следующим видом ликвидации ООО может быть перерегистрация со сменой состава учредителей и директора. Изменения регистрируются в ИМНС, уведомляются фонды. Сама компания существует, как и прежде. Если предприятие не имеет задолженностей перед ИМНС и фондами, тогда налоговой проверки можно избежать.

Такие варианты, как реорганизация предприятия и перерегистрация нельзя назвать ликвидацией компании в ее формальном смысле, однако решается главная задача, стоящая перед предпринимателями — избавление от фирмы и обязательств. Но самим бизнесменам довольно сложно провести такую процедуру закрытия фирмы, иногда невозможно. Здесь необходима помощь квалифицированного специалиста.

Как подготовить личные дела сотрудников для проверки Роскомнадзора по перс. данным?

плановая проверка Роскомнадзора по перс.данным. Комплектование л/д работников: копия паспорта, СНИЛС, св-во о браке, рождении детей, в Т-2 полные даты дней рождения детей, супруги. Это допустимо?

Ответ на вопрос: Глава 14 ТК РФ содержит порядок обработки персональных данных работника и не регламентирует обработку персональных данных членов семьи работника. Согласно Разъяснению Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой N Т-2 (которая содержит сведения о составе семьи с указанием фамилии, имени, отчества, года рождения), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (получения алиментов, оформления допуска к государственной тайне, оформления социальных выплат), производится без письменного согласия указанных лиц. В иных случаях получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных.

Читайте так же:  Как правильно составить европротокол о дтп

В рассматриваемой ситуации копии документов, в которых есть данные членов семьи сотрудника нужно из личного дела убрать или получить их согласие на обработку персональных данных.

Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора

Обязательные кадровые документы, перечень

Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.

Каким документом регламентируется

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статьи 56, 189, 190 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня)

Положение о защите персональных данных работников

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно (ст. 32 Перечня)

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Не указан. Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня)

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год (ст. 356 Перечня)

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Видео (кликните для воспроизведения).

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня)

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

[3]

Принимаются по решению работодателя.

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

[2]

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня)

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Ведется на каждого работника.

75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня)

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив

Читайте так же:  Фмс депортация как узнат

Договоры о полной материальной ответственности

ст. ст. 243, 244 ТК РФ

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Журнал учета работников, прибывающих в командировки

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР»

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

Журнал регистрации командировочных удостоверений

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

1 год (ст. 281 Перечня)

График сменности при сменной работе

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие.

Журнал учета мероприятий по контролю

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня)

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Примечание. Сроки хранения указаны в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», утвержденным Руководителем Федеральной архивной службы России Козловым В.П. 6 октября 2000 года.

Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Будет ли признано нарушением порядка обработки персональных данных хранение работодателем в личном деле работника в период трудовых отношений копий следующих документов работника:
— копия паспорта;
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— копии документов об образовании и (или) о квалификации и наличии специальных знаний или специальной подготовки;
— копии документов, подтверждающих право работника на социальные льготы;
— копии документов о поощрении и награждении (государственные, ведомственные, корпоративные)?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

22 марта 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Проверка Роскомнадзора на 2019 год – что проверяют, как подготовиться, виды проверок

Здравствуйте! Сегодня мы обсудим еще один вид проверок, затрагивающий каждого работодателя, а именно инспекции Роскомнадзора. О том, как они проходят, и как к ним подготовиться, читайте в нашей статье.

Содержание

Виды проверок

Процедура проверки во многом зависит от ее вида. Основные типы проверок:

  1. Плановые. Их график составляется заранее, еще в конце предыдущего года, и публикуется на сайте. Кроме того, проверяемого предупредят письмом или лично как минимум за три дня до начала инспекции.
  2. Внеплановые. Они инициируются после поступления жалоб от недовольных клиентов или даже от доноса конкурента. В зависимости от серьезности предполагаемого нарушения о проверке могут предупредить за сутки, а могут и не предупредить вовсе.
  3. Документарные. Проверяется пакет документов, который по запросу предоставляется в контролирующий орган.
  4. Выездные. Осматривается территория предприятия.
Читайте так же:  Можно ли вернуть краску в мегастрое

Что проверяет Роскомнадзор

Далеко не все знают, за какую область отвечает Роскомнадзор, или иначе Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Роскомнадзор контролирует работу операторов любых персональных данных (сотрудников или клиентов).

Подконтрольными Роскомнадзору субъектами выступают все предприятия, большинство ИП и даже некоторые граждане, которые вне зависимости от объема, обрабатывают и собирают информацию о клиентах, сотрудниках и других гражданах.

У вас есть наемные работники? Если ответ положительный, то будьте уверены, вы уже точно попадаете под проверки Роскомнадзора по персональным данным.

Трудовой Кодекс РФ дает нам такое толкование термина: персональные данные сведения, которые необходимо передать работодателю для осуществления служебных обязанностей. Например , это паспортные данные, номер телефона, адрес и даже факты биографии (образование, опыт работы, семейное положение).

  1. Документы, включающие в себя персональные данные. Если проверка выездная – еще и условия их хранения, организацию места хранения. Собственно хранение данных на предприятии может быть физическим или электронным, Роскомнадзор проверяет оба метода;
  2. Обрабатывающие их системы (компьютеры и программы);
  3. Внутренние нормативные акты, касающиеся обработки и хранения персональных данных, и их практическое соблюдение;
  4. Сайт компании в интернете. Например, предприятие могут оштрафовать, если на его сайте производится сбор персональных данных (для регистрации нужно вводить свое имя, номер телефона), но не размещены подробности дальнейшей работы компании с персональными данными.

Единого перечня документов, которые подвергаются проверке, не существует, но приблизительный список такой:

Как подготовиться к проверке Роскомнадзора

Перед любой проверкой важна правильная подготовка. Давайте рассмотрим, какие мероприятия помогут не ударить в грязь лицом перед инспектором.

Проверка Роскомнадзора одна из самых сложных в плане подготовки. Данные – вещь нематериальная, для обеспечения безопасности их недостаточно положить в сейф под ключ. Нужно привести в порядок огромный пакет документов, и не удивительно, что сделать это самостоятельно, не упустив ничего из виду, задача не из легких.

Крупные операторы обычно не скупятся на содержание в штате фирмы специально обученного сотрудника, который следил бы за всеми бумагами, информационными системами и руководил подготовкой к проверке.

Для предприятий поменьше есть другой, но тоже недешевый вариант – нанять стороннего эксперта. Он поможет единожды систематизировать хранение и обработку персональных данных на фирме.

Если эти два варианта предпринимателю не по карману, придется все делать собственными силами.

Основной план подготовительных мероприятий выглядит так:

Как проходит проверка Роскомнадзора

Начинается проверка с уведомления проверяемого. В нем указываются сроки и реквизиты инициирующего приказа. Прилагаются, кроме того, копия самого приказа, план контрольных мероприятий.

Сначала проверяют документы. На предприятие отправляется запрос, на который необходимо ответить в течение 10 дней. Предприниматель предоставляет копии документов, заверенные подписью и печатью. Свидетельство нотариуса не требуется. Если в документах содержится вся необходимая для разъяснения ситуации информация, то до выездной инспекции дело не дойдет.

Но если в бумагах будут обнаружены ошибки или у инспектора останутся вопросы, то тогда он лично навестит предпринимателя. Посетителей должно быть минимум двое, они обязаны предъявить удостоверения и копии приказа о проведении проверки.

Длится выездная проверка 20 рабочих дней, и еще на 20 дней она может быть продлена, если требуется провести дополнительные исследования.

Итогом проверки становится акт. Если были обнаружены нарушения – в акт включат предписания по их устранению и отведенные на исправление ошибок сроки.
Результат проверки можно обжаловать. Сделать это можно как письменно, так и устно (например, в ходе личного приема или по телефону – подробности можно найти на сайте территориального органа Роскомнадзора). Рассматривается жалоба в течение месяца.

Советы предпринимателям

Видео (кликните для воспроизведения).

Во время проверки:

  1. Вы имеете право ознакомиться с документами, относящимися к проверке, с положениями и регламентом;
  2. Не экономьте на помощи профессионалов. Даже присутствие юриста придаст вам уверенности и поможет не упустить из виду важных мелочей в переговорах и оформлении документов;
  3. Не паникуйте;
  4. Тщательно проверяйте документы, прежде чем передать их инспектору. По возможности снимайте со всего копии;
  5. Выездной осмотр может проводиться только в присутствии понятых. Если их нет, вы имеете право обжаловать результаты проверки через суд;
  6. Инспекторы не имеют права изымать документы, не имеющие отношения к предмету проверки;
  7. Не предоставляйте требуемые документы мгновенно. Вы имеете право на некоторое время для обработки запроса. Не торопитесь, проверьте все еще раз перед передачей инспектору.

Источники


  1. Кони, А.Ф. Уголовный процесс: нравственные начала; М.: Современный гуманитарный университет; Издание 3-е, испр. и доп., 2011. — 150 c.

  2. Щеглова Л. В. Защита своих прав в судах общей юрисдикции; Омега-Л — М., 2014. — 232 c.

  3. Малахов, В. П. Теория государства и права / В.П. Малахов, И.А. Горшенева, А.А. Иванов. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2009. — 160 c.
  4. Абдулаев, М. И. Теория государства и права / М.И. Абдулаев. — М.: Магистр-Пресс, 2004. — 472 c.
  5. Экзамен на звание адвоката. Учебно-практическое пособие. В 2 томах (комплект). — М.: Юрайт, 2014. — 184 c.
Как подготовить личные дела в отделе кадров для проверки роскомнадзора
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here