Основания внесения изменений в штатное расписание

Сегодня вашему вниманию предлагаем статью на тему: "Основания внесения изменений в штатное расписание" с профессиональным объяснением. Если у вас в процессе прочтения возникли вопросы, то дочитайте статью до конца, а в случае, если не нашли ответа вы всегда можете обратиться к нашему дежурному консультанту.

Увеличиваем кадровый состав: приказ о новой должности в штатном расписании

Штатное расписание должно отражать текущую структуру организации, учитывая все структурные и обособленные подразделения, а также имеющиеся должности. Однако по экономическим и организационным причинам руководство компании может эту структуру изменять – в том числе и вводя новые должности.

Как в этом случае следует оформлять приказ о введении? Кто этим должен заниматься? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кто отвечает за ввод должностных единиц?

Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:

  1. В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
  2. Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
  3. Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
  4. Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.

Поэтому кто конкретно будет готовить приказ о вводе новой должности в штатное расписание – зависит от должностных обязанностей, утверждённых в конкретной организации.

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

  1. Эмблему, товарный знак или логотип организации.
  2. Название, ОГРН, ИНН и КПП (указываются обычно в качестве элементов фирменного бланка).
  3. Дата и регистрационный номер приказа.
  4. Место составления или регистрации (если не совпадает с местом нахождения организации в целом).
  5. Гриф утверждения.
  6. Название вида документа («Приказ») и заголовок («О внесении изменений в штатное расписание», «О введении должности» и т. д.).
  7. Личная подпись лица, издавшего распоряжение (руководителя предприятия, на основании Устава наделённого такими полномочиями).

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Как добавить ставку?

Само содержание документа, утверждающего изменения в штатном расписании, стандарт не регламентирует. Однако на практике приказ обычно включает в себя следующие элементы:

  1. Основания, по которым вводится новая должность. Они могут быть любыми: «В связи с увеличением объёма документооборота…», «В связи с оптимизацией структуры предприятия…» и т. д.
  2. Указание на то, что документ является распоряжением. Обычно используется слово: «Приказываю».
  3. Перечень изменений, вносимых в штатное расписание. Здесь указывается название должности, количество ставок по ней, объём оклада и т. д. («Внести в структурное подразделение «Администрация» должность «Заместитель директора о общим вопросам», количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 40 000 рублей…»).
  4. Лица, ответственные за исполнение распоряжения. Обычно ими являются руководители кадровой службы.

Об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности читайте тут.

Печать и подпись на распоряжении

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

  • Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
  • Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
  • Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Определяя объём полномочий, следует руководствоваться не только нормами ТК РФ, но и ГК РФ, а также законодательством об отдельных видах юридических лиц (например, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме подписи, средством индивидуализации документа является и печать организации. Надо отметить, что напрямую законодательство не содержит требования об обязательной простановке печати на письменных распоряжениях, касающихся кадровых вопросов. Единственный документ в трудовой области, в обязательном порядке скрепляемый печатью – это трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», п. 35 Правил).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

  • Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
  • Работников, чьи интересы он затрагивает.
Читайте так же:  Признание отцовства после смерти матери

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:

о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

1.1.

Ввести в структурное подразделение «Бухгалтерия» следующую должность: заместитель главного бухгалтера, количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 30 000 рублей.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

Генеральный директор ООО «Транспоставка» Семёнов К. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Заключение

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Как правильно произвести изменение штатного расписания в связи с оптимизацией работы организации?

Штатное расписание отражает преобразование структуры предприятия, состава должностей, режимы работы сотрудников, порядок формирования и размеры оплат.

Изменения, происходящие в действующей организации, должны быть отражены в основном документе для определения численности.

Из нашей статьи вы узнаете, в какие документы нужно вносить изменения и обязательно ли указывать причины.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

В какие документы нужно вносить преобразования?

Внесение изменений в штатное расписание происходит в связи с необходимостью отражения в документе планируемых перестановок, реорганизаций и прочих рабочих процессов. Изменения на основании, какого либо обстоятельства или события вносятся обязательно документально.

Основанием для внесения корректив в штатное расписание является приказ. Именно этот документ доводит до сотрудников решения, принятые руководителем. Принятое руководителем решение о внесении поправок в организационную структуру или финансовое планирование с целью улучшения деятельности предприятия может быть результатом продолжительной работы всего коллектива. В этом случае первоначальная постановка вопроса, по которому было принято решение, может быть сделана любым сотрудником компании.

Обращение с предложениями или информирование о состоянии дел оформляются следующими документами:

  • Служебная записка.
  • Письмо.
  • Уведомление.
  • Пояснительная записка.
  • Финансово-экономическое обоснование.

Когда нужно указывать причины и обязательно ли это?

Утвержденной обязательной формы приказа нет, но есть требования к составу реквизитов. Заголовок приказа коротко передает суть распоряжения и соответствует содержанию распоряжений. Для делопроизводителей и участников документооборота предприятия этот реквизит помогает быстро найти документы по теме.

Пример: «О создании комиссии..», «О награждении участников…», «Об итогах ..».

Текст приказа должен содержать вводную часть, которая является обоснованием причин, побудивших давать указания. Обоснование может содержать расчеты, перечень событий и их оценку, ссылку на ранее принятые документы, требования законодательства.

Пример: «С целью исполнения Распоряжения правительства от 03.08.2014 №665 и обеспечения контроля документооборота».

Подобные приказы носят распорядительный характер и требуют соблюдения процедуры ознакомления с документом исполнителей и заинтересованных должностных лиц. Наличие преамбулы в распорядительном документе позволяет зафиксировать связь событий и сделать понятными цель действий, которые исполнителям распоряжения потребуется выполнить после ознакомления с приказом.

Примеры описания корректировки

Формулировки пояснения причин внесения поправок в ШР зависит от содержания событий, которые повлекли необходимость внесения корректив в штатное расписание.

Примеры обоснований:

Внесение поправки в ШР

В должности

Изменение должности влечет за собой необходимость внесения поправок в трудовой договор. Согласие на перевод следует подписать с сотрудником заранее.

Пример: Специалист отдела рекламы получил второе высшее образование и повысил свою квалификацию, соответственно расширил перечень должностных обязанностей, эти изменения стали основанием для введения новой должности и увеличению оклада.

Формулировка обоснования в этом случае: В связи с повышением квалификации и должностных обязанностей сотрудника отдела рекламы.

Возможные варианты формулировки причин изменения должности:

[2]

  1. С целью приведения штатного расписания в соответствие с классификатором должностей.
  2. В связи с реорганизацией отдела труда и заработной платы.
  3. В связи с расширением перечня обязанностей, согласно нормам (ст.60.2 ТК РФ).
  4. В связи с изменением вида деятельности.
  5. В связи с расширением сферы обслуживания.
  6. В связи с изменением названия отдела по работе с клиентами на «отдел сбыта».
  7. С целью приведения в соответствие с ЕТКС наименований должностей в штатном расписании (ст. 195.3 ТК РФ).
  8. В соответствии с требованиями профстандартов (ст.195.2 ТКРФ в ред. от 05.02.2018г.).
  9. В связи с переименованием профессий накануне переаттестации в соответствии с нормами ст.18 ФЗ №426.
  10. С целью мотивации сотрудников путем переименования должности на имеющую большую привлекательность.
  11. С целью повышения конкретики о возложенных обязанностях.
  12. В связи с образованием нового отдела.

Желание повысить мотивацию сотрудников становится причиной изменения порядка формирования заработной платы. Эта процедура может коснуться как одного сотрудника, так и целого отдела.

Пример: Смена водителя-экспедитора составляет 8 часов, но сотрудник отрабатывает больше. Решено оплачивать его работы по часам.

Обоснование причины внесения изменений в порядок оплаты труда может звучать так: С целью исключения переработок и удобства ведения учета рабочего времени и удобства расчета заработной платы.

Увеличение оклада может быть связано с возросшими финансовыми возможностями предприятия или с несоответствием уровня заработной платы среднему показателю по региону.

Читайте так же:  Закон о подменном автомобиле

Варианты формулировки обоснований повышения окладов:
  • На основании проведенного мониторинга размеров заработных плат «продавцов-консультантов» в регионе и данными отчета о финансовых результатах.
  • С целью материального стимулирования сотрудников отдела по обслуживанию техники.
  • В связи с оптимизацией штата.
  • В связи с сокращением должностей, связанным с дублированием функциональных обязанностей.

Основанием для уменьшения окладов могут стать:

  1. На основании доклада руководителя финансовой службы, в связи со снижением объемов продаж и размера прибыли.
  2. В результате финансового кризиса.
  3. В связи с реорганизацией компании и сменой руководящего состава.
  4. В связи с привлечением к выполнению части задач клиниговой службы на условиях аутсорсинга компании «Уют».
  • Скачать бланк приказа об изменении оклада
  • Скачать образец приказа о повышении оклада

Другие поправки

  1. Если оплата труда сотрудника зависит от МРОТ, то решение правительства о повышении МРОТ станет причиной реформирования формы Т-3.
  2. Сокращение вакантной должности не создаст трудностей с внесением изменений в ШР и изданием приказа, поскольку не создает необходимости предупреждать сотрудников об увольнении за 2 месяца. Вакантная должность выводится из формы Т-3.
  3. Введение должности потребует обоснования в виде увеличения объема работ, расширения рынка сбыта, наращивание производственных мощностей.
  • Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
  • Скачать образец приказа с обоснованием введения новой должности в штатное расписание

Заключение

Изменения штатного расписания отражают этапы развитие предприятия, формируя историю предприятия. Правильно оформленные приказы – основания для корректировки штатного расписания, создадут красивую историю, которая будет храниться все время существования организации, пополняясь новыми достижениями.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Вносим изменения в штатное расписание: образец уведомления и другие необходимые документы

Изменения в штатном расписании происходят сообразно изменениям в структуре предприятия, численности его сотрудников, расстановке должностей и способах оплаты труда.

Каждое изменение имеет причину (основание). Документальное оформление оснований для внесения изменений в штатное расписание – требование законодательства (ст. 57 ТК РФ, раздел 1) и удобный для предприятия механизм формирования истории преобразований.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Какие документы требуются?

Замена формы Т-3 или внесение изменений в штатное расписание происходят по прямому распоряжению руководителя организации, оформленному в виде приказа (о том, как именно вносятся изменения в штатное расписание и когда это требуется, читайте тут). Возможны два варианта корректировки формы Т-3:
  • В случае масштабных изменений требуется замена формы.
  • При незначительных корректировках достаточно установить изменения приказом «о внесении изменений в ШР».

Список документов, которые участвуют в изменении штатного расписания:

  1. Служебная записка.
  2. Финансово-экономический расчет.
  3. Письмо/уведомление об изменении законодательства.
  4. Трудовое соглашение
  5. Уведомление сотрудника о внесении изменений в ШР.
  6. Трудовая книжка.

Отличие бумаг на утверждение и на внесение корректив

Чем же отличаются документы на утверждение и изменение? Оформление приказов регламентируется Постановление Госстандарта России №65-ст от 3 марта 2003 г.

В случае корректировки утвержденной формы издается приказ с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» Если корректировки масштабные, то правильнее утвердить новую обновленную форму. Заголовок приказа будет таким: «Об утверждении штатного расписания».

Внесение правок в документ, отражающий структуру организации, происходит в результате рассмотрения:

  • служебной записки;
  • письма;
  • пояснительной записки;
  • уведомления;
  • технико-экономического обоснования;
  • финансового отчета;
  • аналитической записки.

Последствием принятия решения о необходимости корректировки ШР, например, в связи с изменение окладов, должностей и их наименований, условий труда, сокращением штата, у работодателя возникает необходимость оформления ознакомительных, информирующих, согласующих документов:
  1. Согласие работника.
  2. Трудовое соглашение.
  3. Личная карточка.
  4. Трудовая книжка.
  5. Правила внутреннего трудового распорядка.
  6. Положение об оплате труда и премировании

Для чего и как составляются?

Этот документ по основной деятельности оформляется в тот момент, когда решение об утверждении штатного расписания уже принято, разработан механизм и определены исполнители.

Издание приказа информирует сотрудников предприятия или заинтересованных должностных лиц о завершении обсуждений по теме, принятых решениях и запуске процедур реализации этих решений.

Пример. Текст приказа: «О внесении изменений в штатное расписание».

На сновании данных, полученных от финансовой службы и служебной записки руководителя отдела упаковки

ПРИКАЗЫВАЮ: Установить оклад по штатной единице «оператор упаковочного оборудования» в размере 17 000 (Семнадцать тысяч) рублей.

Ввести в действие настоящий приказ с 1 апреля 2018 года.

Назначить исполнителем главного бухгалтера Денежных А..В.

Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Жилину А.П.

Директор И.Л. Казак.

Служебная записка

Служебная записка служит поводом для рассмотрения вопроса изменения условий труда или структуры. Направляется руководителем среднего звена директору организации. Содержит обоснование просьбы, саму просьбу и предложения по порядку исполнения просьбы.

Пример. Текст служебной записки с просьбой рассмотреть возможность повышения окладов сотрудникам отдела рекламы.

Видео (кликните для воспроизведения).

Считаю необходимым повысить уровень заработной платы сотрудникам отдела рекламы до среднего по региону.

Согласно результатам мониторинга заработных плат (приложение №1) средний уровень дохода аналогичных специалистов превышает материальное вознаграждение сотрудников отдела рекламы ООО «Пилон» на 10-15%. Учитывая, что с 1 марта 2017 года в связи с открытием 5 розничных точек планируется увеличение производственной нагрузки, текущий уровень дохода является низким и может спровоцировать массовые увольнения.

Прошу оценить финансовые возможности предприятия для повышения окладов:

  1. 18000 рублей – маркетолог;
  2. 16500 рублей – специалист по рекламе;
  3. 25000 рублей – руководитель отдела.
Читайте так же:  Недостачу вешают на помощника кладовщика

Приложение: Анализ вознаграждений маркетологов и рекламных агентов на примере 5-и организаций региона.

Пояснительная записка

В крупных организациях со сложной организационной структурой, где штатное расписание каждого удаленного подразделения утверждается должностными лицами управляющей компании, к проекту формы Т-3 прилагается пояснительная записка. Этот документ дает расширенные комментарии об особенностях работы подразделения, приводятся значения экономических и финансовых показателей, которые подтверждают правильность расчета планируемой численности.

Пояснительная записка содержит заголовок, обоснование и перечень изменений, вносимых в форму Т-3.

Пример. Текст пояснительной записки к приказу о внесении изменений в штатное расписание ООО «Пеликан».

«В связи со значительным увеличением объема работ высокой сложности, возникших в рамках выполнения программы поставок. предлагаю:

Преобразовать две штатные единицы должности специалиста в должность главного консультанта в отделе сбыта.

Уведомление

При внесении в форму Т-3 корректировок, которые затрагивают интересы сотрудников (новое название должности, скорректированный размер оклада, надбавок), по инициативе работодателя или в связи с изменением законодательства, требуется письменное уведомление работника о предстоящих переменах.

Пример. Уведомление об изменении существенных условий трудового договора.

Уважаемая Екатерина Борисовна!

[3]

Соблюдая трудовое законодательства (ст.74 ТК РФ) уведомляем Вас о том, что в связи с повышением МРОТ с 01 апреля 2017 года будут изменены условия трудового договора №77/14, заключенного с Вами 18.06.2005г.:

Работнику устанавливается должностной оклад в размере 11470,00 (одиннадцать тысяч четыреста семьдесят рублей 00 копеек).

Директор О.В. Панин.

С уведомлением ознакомлен ФИО, подпись.

Копию уведомления на руки получил ФИО, подпись, дата.

Новый документ

После согласования с руководителем всех ожидаемых перестановок, данные консолидируются, и на их основании заполняется пустая форма Т-3. Приказ об утверждении нового штатного расписания указывает на дату введения в действие документа и ответственных за подготовку документа и процедуру уведомления сотрудников о грядущих изменениях.

Заключение

Необязательный для составления документ – штатное расписание оказывается значимым, когда речь заходит о сроках хранения. Штатное расписание (и проекты штатных расписаний) должно храниться в организации 5 лет (п.72 Перечня). Переписка, связанная с разработкой и сменой формы Т-3 , – не менее 3-х лет

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Приказ об изменении штатного расписания

Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

Форма Т-3 для штатного расписания

Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

Утверждение штатного расписания

Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

Внесение изменений в штатное расписание

Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

Правки вносятся в следующих случаях:

  • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
  • при изменении их наименования;
  • при изменении оклада или тарифной ставки;
  • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
  • при сокращении штата или численности.

Введение новых штатных единиц

Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

Изменение названия должности или подразделения

Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

Коррекция размера окладов или тарифных ставок

Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей и подразделений

Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

Читайте так же:  Во сколько лет уходят на пенсию в других странах

Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

Сокращение штата

Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

Вносим изменения в штатное расписание

«Зарплата», 2012, N 12

Рано или поздно любой работодатель сталкивается с необходимостью корректировки штатного расписания. Рассмотрим, как это сделать.

Напомним, что штатное расписание — это локальный нормативный акт, который отражает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, размеры окладов (тарифных ставок), доплат и надбавок.

При его разработке применяется унифицированная форма N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Работодатель вправе адаптировать форму N Т-3 под нужды организации. Изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением (Постановление от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).

Примечание. Законодательство разрешает лишь добавлять необходимые графы и дополнительные реквизиты. Удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Обновлять штатное расписание можно по мере необходимости

Законодательно не установлено, на какой период нужно составлять штатное расписание и с какой периодичностью его обновлять. Этот вопрос отдан на откуп работодателю. Главное условие: штатное расписание должно быть актуальным. Данное требование обусловлено тем, что наем, увольнение в связи с сокращением штата, переводы, изменения окладов — все эти кадровые действия производятся в соответствии со штатным расписанием. В трудовую книжку наименования должности и структурного подразделения также вносятся в соответствии со штатным расписанием.

Основания изменения штатного расписания

В зависимости от этапа «жизненного» цикла организации у нее меняются потребности в человеческих ресурсах, финансовые возможности. Например, во время роста компании — это создание новых структурных подразделений, новых должностей, у «зрелой» стабильной фирмы — повышение зарплаты, в период кризиса — оптимизация структуры и сокращение штата. Такие события и являются основанием для внесения изменений в штатное расписание. Заметим, что порядок внесения изменений в штатное расписание всегда один, а вот сроки их внесения напрямую зависят от причины.

Если изменения не касаются работающих сотрудников

В том случае, когда будущие изменения штатного расписания не касаются ныне работающих сотрудников, сроки их введения в действие не принципиальны. Это справедливо, когда изменения связаны с созданием новых должностей, подразделений или выводом из штата вакантных позиций.

Если изменения касаются работающих сотрудников

Если меняются названия структурных подразделений, должностей у уже работающих сотрудников, готовится сокращение штата, подобные изменения необходимо утвердить не позднее двух месяцев до предстоящих преобразований. И работников, которых коснутся изменения, надо предупредить в письменной форме тоже не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Особенно четко данные сроки необходимо соблюдать при проведении процедуры сокращения штата.

Примечание. При массовых увольнениях утвердить изменения штатного расписания необходимо за три месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).

Если в организации есть выборный профсоюзный орган, то и его необходимо оповестить о предстоящем сокращении не позднее чем за два месяца, при массовых увольнениях — за три месяца до события.

Помимо структуры организации, состава и численности штата, может вырасти уровень оплаты труда, например в связи с ростом инфляции работодатель решил с 1 января 2013 г. проиндексировать зарплату на 6%. Это решение является основанием для внесения изменений в штатное расписание, как и изменение окладов по отдельным должностям.

О порядке проведения индексации заработной платы читайте в статье «Индексация зарплаты» (электронный журнал «Зарплата», 2012, N 3). — Примеч. ред.

Документооборот по внесению изменений в штатное расписание

Решение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.

Документальное оформление инициативы

Решение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.

Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.

Образец служебной записки

Рис. 1 Приказ о внесении изменений

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).

Образец приказа

Рис. 2 Дополнение к форме N Т-3 или новое штатное расписание?

На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.

Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 на с. 89).

Образец приложения к штатному расписанию

Унифицированная форма N Т-3

«Бумажные» формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.

Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации бумажного документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.

Читайте так же:  В течении какого времени я имею сдать смартфон без проверки

Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.

Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.

Приказ об изменении штатного расписания и его примеры

Штатное расписание является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

  • Изменение структуры предприятия.
  • Реорганизация.
  • Изменение объемов деятельности.
  • Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
  • Изменение законодательной базы.
  • Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
  • Сокращение штата.
  • Оптимизация работы предприятия.
  • Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
  • Изменение заработной платы.
  • Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

  1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
  2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

  1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
  2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
  3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
  4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
  5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

  1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
  2. Дата составления.
  3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
  4. Основания для изменений.
  5. Дата вступления изменений в силу.
  6. Перечисления изменений. При этом указывается:
  • должность;
  • оклад для конкретной должности;
  • количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.
  1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

  • Отдел кадров.
  • Бухгалтерия.
  • Планово-экономический отдел.
  • Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Видео (кликните для воспроизведения).

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

Источники


  1. Тарский, А. Введение в логику и методологию дедуктивных наук / А. Тарский. — М.: [не указано], 2014. — 694 c.

  2. Скрынник, А. М. Правоведение / А.М. Скрынник. — М.: Мини Тайп, 2013. — 352 c.

  3. Бархатова, Е.Ю. Международное публичное право в вопросах и ответах; Кнорус, 2011. — 232 c.
  4. Филиппова Е. С. Жилищное право России; Юркомпани — Москва, 2009. — 328 c.
  5. Тихомирова, Л. В. Долевое строительство жилья. Правовые акты, материалы судебной практики / Л.В. Тихомирова. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2016. — 128 c.
Основания внесения изменений в штатное расписание
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here